Eine Betriebskostenabrechnung bezeichnet die Abrechnung der Kosten, die bei der Vermietung von Wohnungen sowie weiterer Immobilien anfallen. Dazu gehören unter anderem die Kosten für Heizung, Wasser und Abwasser sowie Müllbeseitigung und Hausreinigung.
Üblich ist es, diese Kosten als Nebenkosten zu erfassen, welche gesondert in einem Mietvertrag vereinbart werden. Für die Betriebskostenabrechnung nennt das Bürgerliche Gesetzbuch zwei Varianten. Bei der einen Variante erfolgt eine Kostenvorauszahlung mit nachfolgender genauer Abrechnung. Eine andere Lösung ist die Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale, die die Betriebskosten insgesamt abdeckt. Damit entfällt jede weitere spätere Betriebskostenabrechnung.
In den meisten Fällen einer Wohnungsvermietung erfolgt eine Betriebskostenabrechnung, da bei diesem Verfahren die Kosten exakt erfasst und abgerechnet werden. Im jeweiligen Mietvertrag sind Kaltmiete und Warmmiete aufgezeigt. Der Mieter kennt neben der eigentlichen Miete die laufenden Kosten, die er in Form einer Vorauszahlung beziehungsweise Abschlagszahlung monatlich bezahlt. Die Kosten werden vom Vermieter nach einem Umlageschlüssel berechnet. Dieser ergibt sich aus der Betriebskostenverordnung.
Einmal pro Jahr werden die tatsächlich angefallenen Nebenkosten in einer Betriebskostenabrechnung aufgeschlüsselt. Befinden sich mehrere Wohnungen im Haus, erhält der Mieter eine Gesamtkostenübersicht sowie eine Übersicht über die Verteilung auf die einzelnen Wohnungen. Darin eingeschlossen ist die Wohnung des Mieters. Bereits geleistete Abschlagszahlungen werden von einem Rechnungsendbetrag abgezogen. Eventuelles Guthaben wird mit weiteren Mietzahlungen verrechnet oder ausgezahlt.
Jeder Mieter hat das Recht, eine Betriebskostenabrechnung anhand der zugrunde gelegten Belege zu prüfen. Nicht selten werden Kosten falsch oder ungerechtfertigt abgerechnet. Haben sich die jährlichen Nebenkosten verringert oder erhöht, wird in der Regel gleichzeitig mit der Kostenabrechnung die Höhe der weiteren monatlichen Abschlagszahlungen sowie die damit geltende Warmmiete mitgeteilt.