In einem Mietvertrag finden sich unter anderem Festlegungen, ob Betriebskosten zu tragen sind. Ebenso ist dort vereinbart, ob diese Kosten in der Variante einer Kostenpauschale oder als Abschlagszahlung gezahlt werden. Im Fall der Abschlagszahlung wird jährlich eine genaue Betriebskostenabrechnung durchgeführt.
Die seit 2004 geltende Betriebskostenverordnung definiert die Betriebskosten sowie eine Abgrenzung der Kosten, die nicht den Betriebskosten zugeordnet werden. In ihrer aktuellsten Fassung wurden einige inhaltliche Veränderungen und genauere Begriffsbestimmungen vorgenommen.
Nach der Betriebskostenverordnung gehören zu den Betriebskosten jene Kosten, die dem Eigentümer und Vermieter durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch einer Immobilie, eines Grundstücks oder einer Anlage laufend entstehen. Der Eigentümer und Vermieter darf nur jene Sach- und Arbeitsleistungen als Betrag ansetzen, den die Inanspruchnahme einer gleichwertigen Leistung ohne Umsatzsteuer durch einen Dritten (Unternehmen) zur Folge hat.
Keine Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung sind Verwaltungskosten und jene Kosten, die für eine normale Instandhaltung entstehen. Zu Verwaltungskosten gehören insbesondere Kosten, die Arbeitskräften und Einrichtungen durch die Verwaltung des Gebäudes zugeordnet sind. Das schließt weitere Kosten für gesetzliche oder freiwillige Jahresabschlussprüfungen und für die Geschäftsführung sowie für die persönlich geleistete Aufsicht und Verwaltungsarbeit durch den Vermieter ein.
Die Betriebskostenverordnung legt fest, dass Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht umzulegen sind, die bei einer ordnungsgemäßen Mängelbeseitigung aufgrund von allgemeiner Abnutzung und Witterungseinwirkung aufgewendet werden müssen, um einen bestimmungsgemäßen Gebrauch während der Nutzungsdauer zu gewährleisten.
Die Betriebskostenverordnung hat keinen unmittelbaren Einfluss auf die Höhe der Betriebskosten. Die Höhe anfallender Betriebskosten richtet sich nach den Verbrauchspreisen sowie den örtlichen Löhnen und Gehältern. Allgemein sind diese in Ballungsgebieten höher als in einer eher ländlichen Gegend.