Die Heizkostenverordnung bildet für ein Mietverhältnis und Wohnungseigentümergemeinschaften die rechtliche Grundlage der Abrechnung von Heizkosten und Warmwasser. Sie wurde 1981 erstmals erlassen und ist seit 1989 kaum geändert worden. Die Grundlage der Heizkostenverordnung von 1981 bildete das Energieeinsparungsgesetz.
Vermieter wurden verpflichtet, den Energieverbrauch zentraler Heizungs- und Warmwasserbereitungsanlagen zu erfassen und dem Nutzer entsprechend seines Verbrauchs die damit verbundenen Kosten in Rechnung zu stellen. Mit der Aktualisierung der Heizkostenverordnung zum 1. Januar 2009 reagierte der Gesetzgeber auf den technischen Fortschritt sowie geänderte Rahmenbedingungen.
Nach der Heizkostenverordnung ist der Gebäudeeigentümer zur verbrauchsabhängigen Erfassung mit geeigneten Messgeräten und zur Abrechnung der Kosten nach bestimmten Verteilungsformeln verpflichtet. Bei einer zentralen Heizungsanlage beziehungsweise Wärmelieferung werden die Kosten für den Betrieb zwischen 50 und 70 Prozent verbrauchsabhängig verteilt. Die übrigen Kosten verteilen sich auf die Wohn- oder Nutzfläche. Für die Warmwasserversorgung gelten die gleichen Verteilungsformeln.
Mit der Änderung der Heizkostenverordnung im Jahr 2009 ist eine Erhöhung des verbrauchsabhängigen Anteils bei der Abrechnung von Heizkosten und Warmwasser bei älteren Gebäuden verbunden. Ein bis dahin üblicher Verbrauchsanteil von 50 Prozent erhöht sich auf 70 Prozent. Von der Verbrauchserfassung kann Abstand genommen werden, wenn der Passivhausstandard in einem neuerbauten oder modernisierten Mehrfamilienhaus erreicht wird.
Die Ergebnisse der Verbrauchsablesung müssen bei den Nutzern innerhalb eines Monats schriftlich vorliegen, wenn die Messgeräte, wie zum Beispiel Verdunsterampullen oder andere elektronische Geräte, nicht mit einer entsprechenden Speicherfunktion ausgestattet sind.
Umlagefähig sind erstmals die Kosten einer Verbrauchsananlyse sowie Eichkosten der Wärmezähler. Zu Beginn einer Abrechnungsperiode darf ein Vermieter unter bestimmten Voraussetzungen einen Verteilungsschlüssel ändern. Dazu zählt unter anderem der Einbau einer neuen Heizung sowie eine verbesserte Wärmedämmung.