Das Abnahmeprotokoll ist im allgemeinen eine Vereinbarung im Rahmen der förmlichen Abnahme von Bauleistungen. Es wird schriftlich zwischen einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer fixiert. Dieses Dokument gibt Auskunft, ob ein Auftragnehmer die vereinbarten Leistungen vollständig oder nur teilweise realisiert hat. Werden vom Auftraggeber mangelhafte Leistungen festgestellt, wird das im Abnahmeprotokoll festgehalten.
Alle noch zu erbringenden Restleistungen werden mit entsprechenden Fristen versehen. In dieser gesetzten Frist muss der Auftragnehmer die Mängel beseitigen. Nach einer Abnahme ohne Vorbehalte beginnt die Gewährleistung durch den Auftragnehmer. Das Abnahmeprotokoll ist ein wichtiges Dokument sowohl für den Auftragnehmer als auch dem Auftraggeber.
Mit der Unterschrift wird die Abnahme einer Bauleistung bestätigt. Der Auftragnehmer besitzt ab diesem Zeitpunkt einen fälligen Vergütungsanspruch. Gleichzeitig beginnt die gesetzliche Verjährungsfrist. Wurde ein Abnahmeprotokoll ohne Mängelfeststellung erstellt, trägt der Auftraggeber ab diesem Moment die Beweislast für später auftretende Mängel. Bei Streitfällen vor Gericht vor einer Abnahme muss das Bauunternehmen eine Mangelfreiheit belegen.
Ein Auftraggeber darf die Unterschrift im Abnahmeprotokoll nicht grundlos oder wegen geringer Mängel verweigern. Beweist der Auftragnehmer mittels eines von ihm beauftragten Gutachters die Mangelfreiheit eines Bauobjekts in einer Fertigstellungsbescheinigung, erfolgt schnell eine gerichtlich erwirkte Zahlungsaufforderung. Nur bei wesentlichen Mängeln, die einen Bezug des Objekts verhindern, kann der Auftraggeber die Abnahme verweigern.
Ein Abnahmeprotokoll wird zum Teil im Zusammenhang mit Mietverhältnissen gebraucht, um einen Zustand eines Mietobjekts bei Ein- oder Auszug zu dokumentieren. Die Zustandsbeschreibung im Abnahmeprotokoll erlaubt es Vermieter und Mieter, Verantwortlichkeiten für eventuell vorhandene beziehungsweise entstandene Mängel am Mietobjekt festzulegen. Bei Einzug oder Auszug in Wohnungen wird in der Regel ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellt.