Als Mieter zahlt man die Nebenkosten in einer monatlichen Abschlagszahlung zusammen mit der Miete. Weiterhin bekommt der Mieter einmal im Jahr vom Vermieter eine Nebenkostenabrechnung. Diese enthält eine Aufstellung der Kosten des vergangenen Jahres.
Je nach Verbrauch steht für den Vermieter eine Nach- oder Rückzahlung ins Haus. Ersteres ist häufig der Fall, was jedoch nicht immer mit steigenden Energiekosten, sondern manchmal auch mit einer nicht korrekten Nebenkostenabrechnung zu erklären ist.
Generell gilt: Alle Posten, die in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden, müssen zuvor im Mietvertrag festgehalten worden sein. Zu den sogenannten umlagefähigen Betriebskosten gehören unter anderem die Wasserversorgung, die Heizkosten, die Müllabfuhr, die Hausreinigung, maschinelle Wascheinrichtungen, die Allgemeinbeleuchtung oder ein Aufzug. Einige dieser Kosten werden auf die einzelnen Mietparteien umgelegt.
Oft lohnt es sich für den Mieter, die Nebenkostenabrechnung genau zu überprüfen. Sind keine Posten doppelt aufgeführt? Stimmt die sich ergebende Summe? Denn es gibt heutzutage beliebte Tricks, durch die Mehrkosten entstehen können. Beispielsweise werden die Kosten von leerstehenden Wohnungen nicht abgezogen, sondern auf die restlichen Mieter umgelegt, überflüssige Müllbehälter werden nicht abbestellt oder der Vermieter weist Reparaturzahlungen als Wartungskosten aus.
Daher gilt: Aus der Nebenkostenabrechnung muss eindeutig hervorgehen, um welchen Abrechnungszeitraum es sich handelt, was mit welchem Betrag berechnet wird, welche die jeweiligen Verteilerschlüssel und wie hoch die Gesamtkosten für den einzelnen Mieter sind. Ist die Nebenkostenabrechnung unübersichtlich oder unverständlich, kann der Mieter die Zahlung verweigern.
Nach Aufforderung ist der Vermieter außerdem dazu verpflichtet, dem Mieter Kopien aller Rechnungen (Stadtwerke, Handwerker etc.) zur Verfügung zu stellen. Gegen die Nebenkostenabrechnung kann, grundsätzlich innerhalb einer bestimmten Frist (in der Regel 2 – 3 Wochen) Widerspruch eingelegt werden.. Ist die Nebenkostenabrechnung jedoch korrekt, hat der Mieter die Nachzahlung umgehend vorzunehmen.